Cảnh báo chi nhỏ dưới 5 triệu để né chuyển khoản: Rủi ro bị loại chi phí thuế TNDN

Việc chia nhỏ các khoản chi dưới 5 triệu đồng nhằm né quy định thanh toán không dùng tiền mặt có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với rủi ro bị loại chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Thời gian gần đây, cơ quan thuế đã đưa ra những cảnh báo nghiêm khắc đối với tình trạng các doanh nghiệp cố tình “lách luật” bằng cách xé lẻ các giao dịch lớn thành nhiều lần thanh toán dưới 5 triệu đồng. Hành vi này nhằm mục đích tránh việc phải thực hiện chuyển khoản ngân hàng, nhưng thực tế lại đẩy doanh nghiệp vào thế rủi ro pháp lý cao khi quyết toán thuế.

Quy định mới về ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt 5 triệu đồng

Căn cứ theo lộ trình cập nhật từ Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15, Nghị định số 320/2025/NĐ-CP và Thông tư số 20/2026/TTBTC, quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các giao dịch từ 5 triệu đồng trở lên sẽ chính thức áp dụng rộng rãi từ ngày 31/12/2026.

Về nguyên tắc, những khoản chi trả từng lần có giá trị dưới 5 triệu đồng không bắt buộc phải có chứng từ chuyển khoản vẫn được tính vào chi phí được trừ. Tuy nhiên, đối với mọi khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên, điều kiện tiên quyết để được ghi nhận là chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN là phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Những khoản chi nào bị áp dụng quy định này?

Nhiều doanh nghiệp lầm tưởng quy định này chỉ áp dụng cho hóa đơn mua hàng hóa. Tuy nhiên, cơ quan thuế khẳng định phạm vi áp dụng rất rộng, bao gồm:

• Tiền lương, tiền công: Chi trả cho người lao động (bao gồm cả lao động thời vụ).
• Chi phí thuê mướn: Thuê nhà, thuê xe, thuê văn phòng.
• Dịch vụ ngoài: Các khoản chi cho nhà cung cấp dịch vụ liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh.

Đáng chú ý, quy định này áp dụng bất kể hóa đơn đó là chịu thuế, không chịu thuế hay có thuế suất 0%.

Rủi ro từ nguyên tắc “Bản chất giao dịch thực tế”

Một vấn đề điển hình mà Thuế tỉnh Khánh Hòa ghi nhận là vướng mắc trong việc chi trả lương cho lao động là đồng bào dân tộc thiểu số – những đối tượng thường không có tài khoản ngân hàng. Một số doanh nghiệp đã lợi dụng điều này để chia nhỏ số tiền lương thành nhiều lần chi dưới 5 triệu đồng bằng tiền mặt.

Tuy nhiên, dưới góc độ kiểm tra thuế, cơ quan chức năng sẽ áp dụng nguyên tắc “Substance over Form” (Bản chất quan trọng hơn hình thức). Nếu phát hiện doanh nghiệp cố ý chia nhỏ giao dịch để né tránh quy định, cơ quan thuế có quyền xác định lại nghĩa vụ thuế căn cứ vào bản chất thực tế của giao dịch. Khi đó, toàn bộ khoản chi sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ, dẫn đến tăng số thuế TNDN phải nộp và bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế.

Giải pháp tối ưu để doanh nghiệp đảm bảo an toàn thuế

Để tránh rủi ro bị loại chi phí khi quyết toán, đặc biệt khi Nghị định số 320/2025/NĐ-CP bắt đầu áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2025, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

1. Rà soát lại quy trình chi trả: Kiểm tra toàn bộ các khoản chi thường xuyên trên 5 triệu đồng để chuyển sang hình thức chuyển khoản.
2. Hợp thức hóa hợp đồng lao động: Ghi rõ phương thức thanh toán trong hợp đồng, đảm bảo chi đúng đối tượng và có đủ chứng từ đối chiếu.
3. Hỗ trợ người lao động: Chủ động hướng dẫn và hỗ trợ người lao động (đặc biệt là vùng sâu vùng xa, đồng bào dân tộc) mở tài khoản ngân hàng để nhận lương.
4. Lưu trữ chứng từ khoa học: Xây dựng hệ thống lưu trữ sao kê ngân hàng khớp với bảng lương và hóa đơn đầu vào.

Lời khuyên chuyên gia: Đừng đánh đổi sự an toàn pháp lý của doanh nghiệp bằng những mẹo nhỏ trước mắt. Việc minh bạch hóa tài chính không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn xây dựng uy tín với các cơ quan quản lý và đối tác kinh doanh.

Doanh nghiệp của bạn đã sẵn sàng cho lộ trình thanh toán không dùng tiền mặt năm 2025 chưa? Hãy chia sẻ khó khăn của bạn hoặc đặt câu hỏi dưới phần bình luận để được tư vấn chi tiết hơn!